DE TRE MODULGRUPPENE
Kontrollpanel er delt i tre modulgrupper: Verden, Firmaet og Brukeren.
VERDEN
høres litt svulmende ut, og navnet kan muligens byttes til noe bedre. Men hensikten er å få fram at de modulene som ligger til denne gruppa er altomfattende. De gjelder ikke bare for det firmaet du holder på å behandle, heller ikke bare for deg som bruker. De gjelder for alle firmaer du måtte ha noe ansvar for, og for alle brukere av programmet i ditt miljø, og for alt annet som måtte ligge utenfor de to neste modulgruppene.
FIRMAET
inneholder de modulene som fungerer mot det firmaet/årstallet du har valgt å jobbe med. Alle modulene her vil rette seg mot dette firmaet, inntil du måtte velge et annet firma og/eller et annet årstall. Det firmaet og årstallet som du jobber med akkurat nå kaller vi gjerne for Aktivt firma, og Aktivt år.
BRUKEREN
består av moduler som gjelder deg personlig, i motsetning til andre brukere i din bedrift som også måtte jobbe med UFOSOFT4. Det er mye du kan utføre som ikke vedrører øvrige brukere, og mange data som hører til bare i din verden. Noen av dine personlige preferanser settes her, men de fleste preferanser setter du rundt om i programmet, i det skjermbildet der de skal komme til anvendelse, kfr tannhjulet oppe til høyre i mange av skjermbildene.
GRUPPE: VERDEN
MODUL: GLOBALT
inneholder oversikt over firmaene dine, generelle inntillinger, info om programlisensen din, samt globale notater. Her oppretter du også nye firmaer.
MODUL: KONTAKTER
inneholder informasjon om alle personer som du eller firmaene dine har, har hatt, eller kan få, et forhold til. Det gjelder ansatte, jobbsøkere, kontaktpersoner (hos kunder eller leverandører), eller andre aktuelle personer.
På hver av disse personene ligger det en del faste nøkkeldata om personen, først og fremst id-opplysninger, adresse, telefoner, epost, etc. Alle personer som skal kunne refereres på en eller annen måte i programmet, må altså ligge her.
Som du ser så ligger modulen Kontakter under gruppen Verden, ikke under Firmaet, som man kanskje skulle tro. Dette er fordi en person skal registreres under Kontakter bare én gang, uavhengig av hvor mange sammenhenger han finnes i gjennom programmet for øvrig. Hvis for eksempel en person er ansatt i to av de firmaene du administrerer, vil han være lagt inn som Ansatt i begge. Men begge disse vil referere til den ene oppføringen som personen har under Kontakter, der personens nøkkeldata hentes automatisk fra.
GRUPPE: FIRMAET
MODUL: Firmaet
Modulen inneholder overordnede rutiner som omhandler Aktivt firma, altså det firmaet du jobber med i øyeblikket, for Aktivt år. Det gjelder selvsagt alle innstillinger for aktivt firma i aktivt år, men også alle firmaets faste tabeller ligger her. Eksempel på slike tabeller er virksomheter, avdelinger, prosjekter, stillinger, yrkesgrupper, lønnsarter, ansattgrupper, varer, faktureringsmaler, faktureringstemaer, fakturalayouts.
Også sikkerhetskopiering ligger her, og med den rutinen kan du automatisk sende kryptert kopi av dataene dine til Ufosoft AS, som oppbevarer dem i ett år. Eller til et annet sted du måtte stole på. En enkel og svært trygg metode.
MODUL: Ansatte
Ansatte-modulen håndterer alle personene som du har, eller har hatt, ansatt i firmaet. Dette gjelder HR-funksjoner, men først og fremst alt som har med lønn å gjøre. Modulen er fullintegrert med Regnskap-modulen.
Modulen har følgende submoduler: Ansatt, Utvalg, Masse, Lønnsrapporter, Lønnsperioden, Innstillinger, Tabeller, Notater. Vi skal ikke gå detaljert inn på hver submodul, bare beskrive kort hva de står for.
ANSATT gjelder en enkelt ansatt, og inneholder rutiner for Personalia, Arbeidsforhold, Lønnskjøring, Notater.
UTVALG gjelder ei gruppe av flere ansatte, og inneholder Rapporter, Funksjoner, Eksport/import, Meldinger, Arkiv, System, Notater.
MASSE brukes for å masseregistrere lønnsposter, via rutinene Manuell registrering, Autogenerering, Import, Notater.
LØNNSRAPPORTER grupperes i Lønnsoppgjør, A-ordningen, Terminvise oppgjør, Årsoppgjør, Medlemmer, Notater.
LØNNSPERIODEN inneholder Innstillinger, Lønnsberegning, Periodeavslutning, Notater.
INNSTILLINGER deles inn i Lønnsperioden, Lønnskjøring, Bank, Bokføring, Notater.
TABELLER består av Stillinger, Yrkesgrupper, Ansattgrupper, Fordringshavere, Lønnsarter, Påslag.
NOTATER gir deg mulighet til å skrive inn tekster generelt, på fritt format, uten å henføre notatene til bestemte ansatte.
MODUL: Kunder
Modulen inneholder alle firmaets kunder, samt alle rutiner som er relatert spesielt til disse, inkludert reskontrooppfølging. Dette gjelder også flere varianter av fakturering (PDF og/eller EHF), samt abonnement. Modulen er fullintegrert med Regnskap-modulen.
Det finnes mange rapporter, eksempelvis kundeoversikt, kontoutdrag, saldoliste, aldersfordelt saldoliste, purring, inkassovarsel, rentefakturering, adresselapper, fakturaer i arbeid, fakturaarkiv.
Strukturering av denne modulen er ganske lik den for modul Ansatte. Dette gjør at det er lett å bevege seg mellom modulene, fordi de er likt strukturert.
MODUL: Leverandører
Denne modulen inneholder alle leverandørene, samt alle dertil hørende rutiner, inkludert reskontrooppfølging. Modulen er fullintegrert med Regnskap-modulen.
Rapportene omfatter blant annet leverandøroversikt, kontoutdrag, saldoliste, adresselapper.
Strukturering av denne modulen er ganske lik den for modul Ansatte. Dette gjør at det er lett å bevege seg mellom modulene, fordi de er likt strukturert.
MODUL: Medlemmer
Medlemmer er en modul spesielt for bemanningsfirma. Det er egentlig en reskontrotype hvor medlemmene er både kunder og leverandører. Kontoen vil derfor fungere som en mellomregningskonto, og de får utstedt en månedsfaktura (EHF og/eller PDF på epost). Denne kan ha en skyldig saldo, som må betales, eller et tilgodebeløp, som blir stående inne. Automatisk rentebelastning kan belaste og/eller godskrive medlemskontoene. Modulen er fullintegrert med Regnskap-modulen.
Strukturering av denne modulen er ganske lik den for modul Kunder.
NB! PÅ GRUNN AV DAGENS EIER SIN TILBAKETREKNING, HAR LANDBRUKSTJENESTEFIRMAENE MÅTTET VELGE EN ANNEN LØSNING FRA OG MED 2023. DERFOR VIL IKKE MODUL MEDLEMMER VIDEREFØRES, MED MINDRE DET FINNES ANDRE AKTUELLE KUNDETYPER SOM KAN BRUKE DEN.
MODUL: Regnskap
Modulen tar seg av det komplette hovedboksregnskapet ditt, basert på norsk standard kontoplan NS4102.
Dette inkluderer også bilagsføring i alle nødvendige varianter. Dette gjelder manuell bilagsføring, samt import fra andre moduler som: Lønnsdata fra modul Ansatte, fakturadata fra modul Kunder, mv. Bilag kan også importeres fra andre kilder, som: EHF-fakturaer fra leverandører, innbetalingsdata OCR fra Nets, autogiro-betalinger fra Nets, mv.
Du får produsert alle de obligatoriske rapportene du trenger, så som posteringsliste, kontoutdrag, kontoplan, saldoliste, balanse, resultat, skattemelding MVA, avdelingsregnskap, prosjektregnskap. Alle rapporter originalt på PDF-format. Også eksport av datafiler supporteres, herunder også SAF-T.
Strukturering av denne modulen likner den i modul Ansatte.
Øvrig info under FIRMAET
Disse knappene som viser foregående og neste årstall er ikke egentlig selvstendige moduler, men de er usedvanlig praktiske, særlig rundt årsskiftet. De lar deg bytte aktivt år tilbake til forrige eller neste år på et blunk, for aktiv klient. Programmet kan altså håndtere flere år samtidig for et firma.
GRUPPE: BRUKEREN
MODUL: INFO
Dette er et komplett oppslagsverk, som dokumenterer alle funksjoner i programmet, et leksikon.
Det finnes også huskelister her, dessuten mange temaer som er behandlet i detalj. Det er Ufosoft AS som skal sitte med detaljkunnskapene, ikke du.
Leksikonet burde strengt tatt vært plassert under modulgruppe Verden, siden det jo angår alle brukerne. Men på grunn av måten hver bruker kan benytte det i sin egen planlegging og supportoppfølging, og gjerne med linker til egne personlige dokumenter, er det lagt her sammen med øvrige funksjoner som gjelder den enkelte brukeren.
I Info-modulen kan du også legge inn dine supportforespørsler, som så sendes direkte til supportpersonell hos Ufosoft AS, uten at du trenger å forlate programmet. Svar får du innen en time, som oftest mye raskere. Og svaret kommer også her i Info-modulen.
Mange andre funksjoner er planlagt lagt inn under Info-modulen. Blant annet vil alle rundskriv og nyheter som distribueres fra supportavdelingen ligge her. Og ikke minst vil omfattende generell hjelp til konteringsarbeidet ligge her. Dessuten kan du legge inn interessante nettsider du finner om aktuelle temaer, som du da linker opp mot et passende tema i Info-modulen. Bruker-forum, hvor alle firmaer rundt om som benytter UFOSOFT4, har også sin naturlige plass i modul Info. Til slutt kan nevnes at komplett dokumentasjon av alle lønnsarter i standardtabellen også er en integrert del av leksikonet.
Ikonet med spørsmålstegnet oppe til høyre bringer deg til innholdsfortegnelsen i det komplette informasjonsleksikonet vårt. Det er ikke helt det samme som å klikke på Info-knappen, for i sistnevnte tilfelle vil du alltid få flere valg enn bare leksikonet, og du vil dessuten komme tilbake til leksikonet på den siden du forlot sist.
MODUL: DOKUMENTER
Siden alle rapporter og dokumenter i programmet alltid er på pdf-format originalt, har du i Dokumenter-modulen unike muligheter til å katalogisere og inspisere dokumenter, enten de kommer fra den ene eller den andre kilden. Også andre PDF-dokumenter du måtte ha liggende på maskinen din, kan integreres i denne strukturen.
MODUL: PLAN
Dette er en personlig planlegger, hvor du planlegger dine aktiviteter, gjøremål og avtaler på en integrert måte.