PROGRAMMETS FILOSOFI
Programmets grunnprinsipper ble utviklet allerede i 1979, og årtiers erfaring og tilpasning har siden gjort det til et suverent konsept. Dette konseptet baserer seg på at ikke programutviklerne, men du som bruker, skal få jobben fort og effektivt gjort.
Tradisjonelt har man basert seg på at regnskapet er det sentrale i et økonomisystem, og at alt annet må innordne seg dette. Det er nesten slik at alle avdelinger i firmaet, også de som driver planlegging, salg, produksjon, osv, også må legge opp sin virksomhet etter hva regnskapsprosedyrene krever. På denne måten vektlegger man at det kreves god regnskapskompetanse i en bedrift, gjerne hos flere medarbeidere.
I UFOSOFT4 gjør vi det motsatt, ved at vi ønsker å la hver ansatt i firmaet konsentrere seg om det fagområdet de kan, og som de kompetansemessig er komfortable med.
Også når det gjelder økonomisystemet tenker vi altså slik. Det vil si at de i firmaet som jobber med de ansatte (dvs HR og lønn) skal gjøre det, de som jobber med kunder skal gjøre det, de som jobber med leverandører skal gjøre det, osv. Så skal alt det som disse gjør summeres opp i regnskapet, langt på vei automatisk.
Programmet er bygget opp svært pedagogisk (fra venstre mot høyre i Kontrollpanel) for et firma med mange ansatte, og der personalhåndtering er en sentral del i det fullintegrerte systemet.
Klikk knappen Beskrivelse av Kontrollpanel ovenfor for å få en mer detaljert forklaring på dette. Klikk knappen Skjermbilde-eksempler for å få et lite hint om hvordan vi tenker under utviklingen av UFOSOFT4.
Det må presiseres at beskrivelsen av UFOSOFT4 baserer seg på det konseptet vi har definert og jobbet med i flere år. Nye samarbeidspartnere kan naturligvis komme med ønsker og krav som gjøre at noe av dette revurderes og kanskje gjøres enda bedre.
NOEN HIGHTLIGHTS
PROGRAMMET PASSER FOR
Passer godt for firmaer som har mange ansatte. Også fordi konkurrerende programmer ofte blir priset ut fra antall ansatte, noe som er en lite vesentlig faktor hos oss. Du kan derfor ha mange ansatte uten at det koster skjorta.
Passer ikke for firmaer med stor ordrebasert egenproduksjon. I hvert fall ikke slik programmet er skissert i dag.
INTUITIVT OG LETT Å LÆRE
Skjermbildene forteller deg først og fremst hva du trenger å vite for å skjønne programmet, i klartekst, ikke gjennom mange fancy og komplett uforståelige ikoner, slik de fleste programmer gjerne blir designet i dag. All hjelp og dokumentasjon er tilgjengelig, lynkjapt, også når internett måtte være nede.
INNEBYGGET KOMPETANSE
Du slipper å følge med på faglige nyheter innen lønn og HR, den jobben gjør vi for deg, og vi oppdaterer den innebygde dokumentasjonen fortløpende.
Under føring av lønnsposter benytter du deg av en ferdig tilrettelagt og oppdatert lønnsarttabell, med faglige anbefalinger direkte på skjermen. Dette fritar brukeren for mange feilkilder, noe som gjør at lønningsfunksjonærene ikke trenger så detaljert kompetanse. Firmaer med ekstra behov kan likevel få lage egen tabell, som de da har hundre prosent ansvar for selv.
OPPSTARTKOSTNAD = NULL KRONER!
Du betaler ingen kjøpspris for programmet, bare leie for den tiden du bruker det. Med minimal kostnad kan du derfor forsøke et par måneder, før du tar beslutningen om å fortsette permanent.
AMBULERENDE AKTIVITETER
Programmet har funksjonalitet for firmaer som har ambulerende aktiviteter, noe de færreste lønnsprogrammer har. Dette innebærer at firmaet kan ha arbeidstakere som jobber rundt om i landet, i andre kommuner, med andre soner for arbeidsgiveravgift, enn firmaets kontorkommune.
UNIK DOKUMENTHÅNDTERING
Det papirløse kontor har aldri vært nærmere, dokumenter og rapporter håndteres på skjermen, uten behov for utskrift på papir. Rapportene kan også lagres for ettertiden.
I mange programmer har man mulighet for å bestille pdf-versjon av en rapport. I UFOSOFT4 trenger du ikke bestille dette, for alle rapporter lages automatisk som pdf-filer, originalt.
Rapporter og andre dokumenter vises i programmets egen dokumentframviser, hvorfra de også kan videresendes dit du ønsker (til skriver, Acrobat, fil, utklippstavle eller epost).
SPRÅKLIG VALGFRIHET
Programmet er laget i Norge, for norske bedrifter. Likevel kan du velge om brukerspråket skal være norsk eller engelsk, eller begge deler. Dessuten kan lønnsslipper, årsoppgaver, fakturaer, kontoutdrag, etc, skrives ut på nynorsk, bokmål og engelsk. Dette valget kan også gjøres individuelt på ansatt, kunde eller leverandør.
Selv om programmet er laget for norske bedrifter i utgangspunktet, er det tanken at det skal kunne introduseres også i andre land. Domener for de tre skandinaviske er registrert.
TRE PROGRAMVERSJONER
UFOSOFT4 finnes i tre størrelser, kalt programversjoner, som vi kaller MINI, STANDARD og PREMIUM. Det passer derfor like godt for den lille tomannsbedriften som for firma med opptil tusen ansatte. Velg den som passer ditt behov. Alle versjonene har det samme lettfattelige grensesnittet.
Det er også mulig å starte billig, enten fordi firmaet ditt er lite, eller for å teste ut om programmet passer deg. Så kan du oppgradere når behovet vokser.
Utenom disse tre versjonene fins det også to versjoner for bemanningsfirma. Den største av disse kan ha opptil 4000 ansatte per firma.
Klikk menypunktet Bransjer for mer info om programversjonene.
SOLID SUPPORT
God og betryggende support er alfa og omega for brukeren. Derfor er dette viet enorm omtanke i UFOSOFT-konseptet.
I programmet er innebygget komplett dokumentasjon for programmet og rutinene rundt, som et eget leksikon i INFO-modulen. I tillegg kan du hvor som helst i programmet få akutt hjelp med det du holder på med, eksempelvis med det feltet som markøren står i, ved å trykke F1-tasten. Trykker du tasten en ekstra gang, havner du umiddelbart inn i det store leksikonet, på aktuelt kapittel.
Raskere tilgang kan du ikke få! Andre programmer baserer seg ofte på at du må søke i artikler og rundskriv de har lagt ut på internett. I UFOSOFT4 ligger alltid leksikonet lagret lokalt, du trenger ikke internett-tilgang.
Og leksikonet er alltid oppdatert. Ikke tenk at du må orientere deg om nye regler og forordninger, det er nemlig vår jobb.
Likevel vil det være situasjoner der du trenger råd fra supportavdelingen vår. Dette gjør du ikke via telefon eller epost, men direkte fra programmet, som sender melding automatisk til oss. Svaret får du også tilbake fra oss. I mange år har vi operert med én time som maks responstid. Dette bør kanskje kunne kortes ned til 15 minutter.
All support via programmet er gratis. Også om du ikke ennå har kjøpt lisens til programmet, kan du benytte deg av vår support, for å bli klok på programmet før du eventuelt tar det i bruk.
Det vil også være mulig å tegne egen avtale om telefonsupport, men denne vil koste penger.
HASTIGHET - TILGJENGELIGHET - SIKKERHET
At programmet er svært raskt å jobbe med, og at dataene dine ligger på et trygt sted, er noe av det vi ofte får skryt for fra kundene våre, i tillegg til uovertruffen support. Dette er egenskaper som vi ønsker å forbedre ytterligere i UFOSOFT4-konseptet, fordi det er like viktig for alle kunder.
I dag er det opplest og vedtatt at et moderne ERP-system må jobbe i skyen, med både programmer og data lagret et helt annet sted enn der du sitter og arbeider. Eller kanskje de outsourcer hele eller deler av jobben, gjerne til et firma som ligger i utlandet. Og som gjerne outsourcer videre til andre.
Hvem husker ikke skandalen i Helse Sør-Øst, der tilfeldige personer i India hadde full tilgang til alle pasientdataene? Hvem har ikke hørt om skandalen hos Facebook for noen år siden, der de solgte opplysninger om brukerne, til store internasjonale aktører.
Og hva med Microsoft, som er pliktige til å levere alle opplysningene dine videre til myndighetene? Hvor det kan bli av dem deretter, vet ingen. For ikke å snakke om Huawei, mobil- og dataprodusenten, som er fullintegrert med den kinesiske regjeringen.
Hvem er det som tror at Google lar være å klå på de dataene dine, som du møysommelig og samvittighetsfullt i personvern-innstillingene dine har satt opp at ingen skal få lese? De sørger riktignok for at ingen andre kan lese dem, men de har full tilgang selv. Og de benytter seg av den. Og selger gjerne opplysningene videre.
Nevnes må også alle hackerne som sitter rundt i verden og sender ut løsepengevirus som blokkerer alle dataene dine, inntil du har betalt løsepengene. Kanskje det er deg de har sett seg ut som sitt neste offer?
Om noen år vil kanskje denne trenden med at alle data skal opp i skyen, avta betydelig. Fordi sikkerheten er for dårlig. Du har ingen garanti for at ikke noen henter ut dataene dine og misbruker dem. Eller at de rett og slett manipulerer eller ødelegger dem for deg. Husk at det er du og ingen andre som er ansvarlig for data om ditt firma, dine ansatte, dine kunder, dine leverandører, og dine kontakter.
Tenk også på miljø og klima. At verden bygger ned matjord i akselererende tempo, for å gi plass til flere og flere gigantiske datasenter, som skal sørge for kapasitet til alt som blir lagret i skyen, er et stort tankekors. Disse datasentrene krever mer og mer plass, mer og mer elektrisk kraft, og mer og mer av klodens begrensede naturressurser.
Derfor går UFOSOFT4 mot strømmen også her: Vi legger opp til at du skal lagre dataene dine, og programmene dine, lokalt på din egen maskin, eller i ditt lokale nettverk, der det er opp til deg selv å ha full kontroll. Derfor er ovenstående overskrift nærmest det ellevte budet for oss:
HASTIGHET - Du kjører ingen programmer raskere enn de du har lagret lokalt, sammen med dataene.
TILGJENGELIGHET - Det er svært komfortabelt å kunne være fullt operativ selv om internett er nede, eller skyserveren er satt ut av spill, kanskje for godt.
SIKKERHET - Ingen data er i tryggere hender enn når de er hjemme hos seg selv.
Vil lar likevel naturligvis kunden selv bestemme om han vil ha en skyløsning fra oss, men som du forstår så anbefaler vi det ikke. Du kan derimot gjerne bruke skyen som en sikkerhetskopi-løsning, hvis dataene krypteres. Fra en rutine i programmet kan du også velge å sende en kryptert sikkerhetskopi til vår supportavdeling. Der blir den liggende trygt i ett år.
Så sant du stoler på oss. Og det bør du jo gjøre.
HØYTFLYVENDE, MEN JORDNÆR
UFO er de tre første bokstavene i ordet uforgjengelig. Gjennom nesten et halvt hundreår har vårt konsept vist seg uovertruffent. UFOSOFT er et nytt navn, men tradisjonen er gammel, den går faktisk helt tilbake til 1970. Mange kunder gjennom halvannen generasjon har gitt oss svært gode attester.
Ordet uforgjengelig beskriver noe som har vart lenge, men som også kommer til å bestå. Samtidig vil de tre første bokstavene muligens henlede tankene på et eller annet mystisk og høytflyvende. Noe som avstedkom vårt motto, som du kan skimte i illustrasjonen ovenfor.
TILBAKEMELDING FRA KUNDE
”Hurra! Har i dag kjørt min første lønning på SunPro Lønn. Brukte en halv dag kortere tid enn med mitt forrige program, og resultatet er mye bedre. 1/2 dag spart på hver lønning, x 30 lønninger i året, det blir 15 dager på meg uten å ha noe å gjøre. Herlig!!!”